ระบบ คือ ภาพส่วนรวมของโครงสร้างหรือของขบวนการอย่างหนึ่งที่มีการจัดระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ ที่รวมกันอยู่ในโครงการหรือขบวนการนั้น ระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ ทีใช้ในการวางแผนและดำเนินการต่าง ๆ เพื่อให้บรรลุผลตามจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้
ลักษณะของระบบที่ดี
ระบบที่ดีสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ (efficiency) และมีความยั่งยืน (sustainable) ต้องมีลักษณะ 4 ประการคือ
1. มีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม (interact with environment) ระบบทุก ๆ ระบบจะมีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งรอบ ๆ ตัวที่ี้ เรียกว่า "สิ่งแวดล้อม" ซึ่งทำให้้ระบบดังกล่าวกลายเป็นระบบเปิด (Open system) คือ ระบบจะรับปัจจัยนำเข้า (input) จากสิ่งแวดล้อม เช่น พลังงาน อาหาร ข้อมูล แล้วเปลี่ยนแปลงปัจจัยนำเข้านี้ให้กลายเป็นผลผลิต (output) แล้วจึงส่งกลับไปให้สิ่งแวดล้อมอีกทีหนึ่ง
2. มีจุดหมายหรือเป้าประสงค์ (purpose) คือ ระบบจะต้องมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนแน่นอนสำหรับตัวของมันเอง เช่น ระบบการดำเนินชีวิตของมนุษย์ ก็มีจุดมุ่งหมายอย่างชัดเจนว่า "เพื่อรักษาสภาพการมีชีวิตไว้ให้ได้ให้ดีที่สุด"
3. มีการรักษาสภาพตนเอง (self-regulation) ทำได้โดยการแลกเปลี่ยน input และ output กันระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ ของระบบหรือระบบย่อย เช่น ระบบย่อยอาหารของร่างกายมนุษย์ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบย่อย หรือระบบย่อยต่าง ๆ เช่น ปาก น้ำย่อย น้ำดี หลอดอาหาร กระเพาะอาหาร ฯลฯ
4. มีการแก้ไขตนเอง (self-correction ) เพื่อการรักษาสภาพของตนเอง เช่น การปฏิสัมพันธ์ระหว่างร่างกายกับอากาศหนาว (สภาพแวดล้อม) อาจจะทำให้เกิดอาการหวัดขึ้นได้ ในสถานการณ์นี้ถ้าระบบร่างกายไม่สามารถที่จะรักษาสภาพตัวเองได้อย่างดี ร่างกายก็จะต้องผลิตภูมิคุ้มกันออกมาต้านหวัดเพื่อที่จะต่อสู้กับอาการหวัดนั้น
วิธีการระบบมีองค์ประกอบที่สำคัญ 4 ประการ คือ
1. ข้อมูลวัตถุดิบ ( Input )
2. กระบวนการ ( Process)
3. ผลผลิต ( Output )
4. การตรวจผลย้อนกลับ ( Feedback)
2. กระบวนการ ( Process)
3. ผลผลิต ( Output )
4. การตรวจผลย้อนกลับ ( Feedback)
วิธีการเชิงระบบ
วิธีเชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้านต่างๆ ซึ่งอาจเป็นวิธีหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ
องค์ประกอบของระบบ
ไม่ว่าจะเป็นระบบใดก็ตาม จะประกอบด้วย 3 ส่วนคือ 1.สิ่งที่ป้อนเข้าไป ( Input )
2. กระบวนการหรือการดำเนินงาน ( Process)
3. ผลผลิต หรือการประเมินผล (Output)
ระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
มี 5 องค์ประกอบ ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล บุคลากร และขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง
- ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นชุดคำสั่งที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน
- ข้อมูล เป็นส่วนที่จะนำไปจัดเก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์
- บุคลากรเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานคอมพิวเตอร์
- ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เป็นสิ่งที่จะต้องเข้าใจเพื่อให้ทำงานได้ถูกต้องเป็นระบบ
ประเภทของระบบสารสนเทศ
- ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (Management Reporting System :MRS)เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร
- ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems : TPS) หรือ ระบบประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing : EDP) เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการข้อมูลขั้นพื้นฐานเน้นที่การประมวล ผลรายการประจำวันมักจะทำงานอยู่เฉพาะส่วนใดส่วนหนึ่งของธุรกิจเท่านั้น ใช้งานในระดับผู้บริหารระดับล่าง (Bottom Manager)ช่วยในการจัดเตรียมรายงาน จัดเตรียมข้อมูลให้กับผู้บริหารเพื่อใช้ในการพิจารณาเกิดจากการเตรียมข้อมูลในระบบTPS ข้อมูลต่าง ๆ อยู่ในรูปของข้อสรุป หรือ รายละเอียดก็ได้ใช้งานในระดับผู้บริหารระดับล่าง (Bottom Manager) และระดับกลาง (Middle Manager)
- ระบบสารสนเทศสำนักงาน Office Information Systems : OIS) ใช้ในงานสำนักงาน โดยอาศัยอุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ สแกนเนอร์ โทรสาร โมเด็ม รวมถึงระบบโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคำ (Word Processing จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail)อาจต้องใช้โปรแกรมเฉพาะด้าน เช่น CAD/CAM
- ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS) พัฒนาขึ้นจากระบบ MISเป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการ เฉพาะของผู้บริหารแต่ละคน (Made by order)ช่วยตัดสินใจในกรณีที่มีทางเลือก หลาย ๆ ทางมีการใช้ตัวแบบ (Model) ในการวางแผนและการทำนาย
- ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Information Systems : EIS) สร้างขึ้นเพื่อสนับสนุนสารสนเทศและการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะแยกมาจากระบบ DSSเพื่อเน้นในการให้สารสนเทศที่สำคัญ ต่อการบริหารระดับสูงสุด จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทั้งจากภายใน และภายนอกองค์กรออกแบบให้แสดง สารสนเทศขององค์กรโดยสรุป แต่ขณะเดียวกันสามารถดูลึกเข้าไปในรายละเอียดที่ต้องการได้
- ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems : ES) คล้ายกับระบบอื่นตรงที่ช่วยผู้บริหารแก้ไขปัญหา ต่างจากระบบอื่นตรงที่ต้องเกี่ยวข้อง กับการจัดการความรู้ (Knowledge) มากกว่า สารสนเทศถูกออกแบบให้ช่วย ในการตัดสินใจโดยใช้วิธีเดียวกับมนุษย์ ใช้หลักการปัญญาประดิษฐ์
- ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information Systems : BIS) เป็นระบบที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อสนับสนุนให้การดำเนินงาน เป็นไปอย่างเป็นระบบออกแบบ และพัฒนาให้ปฏิบัติตามหน้าที่ทางธุรกิจ
- ระบบสารสนเทศ (Information Systems : IS) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบ และพัฒนาเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน ภายในองค์กร โดยจะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์กร เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ
ข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจาก การ ดำเนินงาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว
สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้ เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือ มีความเกี่ยว ข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
ขั้นตอนและการจัดระบบสารสนเทศ
ขั้นที่1 : การวิเคราะห์ระบบ
ขั้นที่2 : การสังเคราะห์ระบบ
ขั้นที่3 : การออกแบบจำลอง
